Videokonferenzen – was Mediatoren beachten sollten!

Wer sich als Mediator am Markt behaupten will, wird neue Pfade einschlagen müssen: Online-Mediation – und hier namentlich „Videokonferenz“ – sind die Zauberworte.

Bislang im Schrifttum wie in der Praxis eher ein Nischendasein ausfüllend, hat Online-Mediation durch die globale Ausbreitung der Covid-19 Pandemie einen unerwarteten Aufschwung erfahren. So sind mittlerweile etliche Anbieter von Videokonferenz-Systemen in Erscheinung getreten, die um Anteile an diesem Wachstumsmarkt konkurrieren – seien es nun Skype (https://www.skype.com/de/), Microsoft Teams (https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software) oder Zoom (https://zoom.us/), um nur einige zu nennen.

Alle Angebote weisen Vor- wie auch Nachteile auf; im Schrifttum werden insbesondere Probleme im Bereich des Datenschutzes angeführt. Auch im demnächst in 2. Auflage im Luchterhand-Verlag (WoltersKluwer) erscheinenden Handbuch zum Mediationsgesetz nimmt das Thema Online-Mediation einen breiten Raum ein. Fabian Sturm, Rechtsanwalt zu Hamburg, stellt in seinem Beitrag u. a. eine Checkliste für Videokonferenzen vor, die Mediatorinnen und Mediatoren, die sich dieses Mediums bedienen, unbedingt beachten sollten (Sturm, Online-Mediation, Teil 5 F., in: Fritz/Pielsticker, Handbuch zum Mediationsgesetz, 2. Aufl., 2020, Luchterhand). Die Checkliste finden Sie hier im Vorabdruck:

> Checkliste Videokonferenz

• Ausrichter muss der Mediator sein (so ist die tatsächliche Kontrolle über die Konferenz gesichert einschließlich der Administrator-Rechte)
• Verschlüsselte Übertragung, insbesondere auch von Dateien (manche Anbieter stellen bereits in der Software die empfehlenswerte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zur Verfügung, ansonsten ist mit den Teilnehmern die Verschlüsselung abzustimmen, sodass die notwendigen Schlüssel ausgetauscht werden können)
• Passwortschutz der jeweiligen Videokonferenz
• Gewährleistung eines ausreichenden Datenschutz-Niveaus (DSGVO-konformer Anbieter)
• Bestätigung der Teilnehmer (nur die konkret Beteiligten dürfen an der Videokonferenz teilnehmen können; abhängig vom Anbieter sollte die sogenannte Wartezimmer-Funktion aktiviert werden, wonach Teilnehmer vom Ausrichter ausdrücklich bestätigt werden müssen, bevor sie an der Videokonferenz teilnehmen können; soweit möglich sollte die Videokonferenz anschließend für weitere Teilnehmer manuell gesperrt werden)
• Einrichtung einer individuellen Konferenz-ID (nicht die persönliche ID des Mediators verwenden, sondern eine individuelle für die jeweilige Konferenz einrichten)
• Geheimhaltung der ID (nur die geplanten Teilnehmer sollten die ID erhalten, die Weitergabe sollte vertraglich und soweit möglich auch rein praktisch ausgeschlossen werden)
• Zusendung von Sicherheits -und Geheimhaltungshinweisen vorab an die Teilnehmer (in diesen sollten allgemeine Hinweise enthalten sein zu den Sicherheitseinstellungen am Rechner der Teilnehmer wie aktuellem Schutz vor Viren und Schadsoftware, Angaben zu der genutzten Software/Plattform sowie deren Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten, Hinweise zur Geheimhaltung der Zugangsdaten/Passwörter, Anleitungen zur Nutzung der Verschlüsselung soweit einsetzbar, etc., jeweils ggf. mit Links und Hinweisen zu den Hilfeseiten und FAQs der Anbieter)